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얼마 전 우리나라는 2018년 동계올림픽을 평창에서 열리도록 유치하는데 성공했습니다. 하지만 단지 동계올림픽만을 유치한다고 해서 우리나라에 경제적으로 큰 도움이 될까요? 아닙니다. 흔히 마이스산업이라고 불리는 회의(Meetiing), 보상관광(Incentive Tour), 컨벤션(Convention), 전시회(Exhibition)들을 우리나라로 유치해야만 올림픽 유치 이상의 경제적 파급효과를 기대할 수 있죠. 강원도 내에서 뿐만 아니라 각 지자체에서 현재 다양한 국제회의를 유치하고자 많은 노력을 하고 있는 지금 국제회의 전문가(PCO:(Professional Conference Organizer)가 더욱 각광을 받고 있습니다.

유럽 PCO시장 1위 MCI Group의 임유선 국제회의 전문가를 만나다

Q. 간단히 자기소개 부탁드릴게요.

안녕하세요? 저는 MCI KOREA에서 과장직을 맡고 있는 임유선이라고 합니다. 경력은 이제 7년 차에 접어들고 있고요. 대학교를 졸업하자마자 계속 이 일을 해오고 있습니다.

Q. 졸업하자마자 이 회사에서 근무하신 건가요?

아뇨, 그렇지 않아요. MCI KOREA에 대해서도 좀 더 소개를 해드리고 싶은데, MCI Group은 외국계 회사에요. 한국의 다른 PCO회사와는 다르게 유럽에 본사를 둔 그룹이고요. 한국지사가 생긴 지는 채 1년도 되지 않았어요. 그래서 저도 이 쪽 회사에 온 지 6개월 정도 밖에 되지 않았고요. 그 전에 다른 PCO회사에서 일했었어요.

Q. MCI KOREA가 런칭된 지 얼마 안됐다고 하셨는데 외국 PCO시장에선 어느 정도의 입지를 갖고 있나요?

유럽에선 업계 1위고요. 저희 회사가 23개국에 47개 지사를 가지고 있어요. 인프라 측면에선 세계적으로 규모가 큰 회사라고 볼 수 있죠. 하지만 한국에 들어온 지 얼마 안됐고, 한국 시장만의 특수성도 있기 때문에 그에 맞게 운영하고자 노력중입니다.

Q. 회사조직은 어떻게 나눠져 있나요?

저희 회사는 DMC파트와 AM&C, PCO파트로 나눠져 있어요. AM&C는 Association Management & Consulting이라고 해서 한 마디로 협회를 전체적으로 관리해주는 역할을 하고 있는데요. 만약 협회에서 행사를 하게 되면 그 행사까지 담당해서 진행합니다. PCO는 아시다시피 국제회의 위주로 진행을 하고 있고요. DMC는 Destination Management & Consulting의 약자인데 여기선 주로 해외기업 쪽에서 요청이 들어오는 업무를 맡고 있어요. 저희 회사는 클라이언트 종류에 따라 팀 업무가 달라진다고 볼 수 있죠.

Q. 현재 맡고 있는 국제회의는 뭔가요?

지금 제가 맡고 있는 행사는 올해 7월에 열리는 국제수학교육대회인데요. 수학 관련 교수님과 선생님들을 대상으로 하는 행산데 규모가 꽤 커요. 참가인원이 3천명에서 5천명에 이르는 행사거든요. 수학교육과 관련된 국제대회 중 규모가 가장 큰 학술대회에요.

Q. 언제부터 준비하셨나요?

제가 입사하기 전인 2009년 말부터 준비를 해왔으니 거의 2년 정도 준비한 거라고 볼 수 있겠네요. 행사는 단기적으로 몇 개월 준비해서 진행하는 행사도 있지만 이처럼 2, 3년씩 준비하는 행사들도 많아요. 학술 행사는 통상 1, 2년을 총 준비기간으로 가정하고 준비하죠. 보통은 초록을 받고, 행사를 홍보하게 되는데 행사를 유치하는 단계부터 같이 하는 경우도 종종 있죠. 그렇게 되면 준비기간은 더욱 길어지죠. 예를 들면 2015년도에 한국단체에서 A라는 행사를 유치하고 싶은데 B라는 국가와 경쟁하고 있는 상황에 있다고 쳐요. 그럼 그 행사를 한국으로 유치하기 위해 필요한 것들을 저희가 도와드리는 거죠. 그 후 유치에 성공하면 그 행사를 홍보하고자 해외에 나가 홍보활동을 하는 업무까지도 저희가 맡고요. 국제회의전문가의 업무는 처음부터 엄청난 양으로 쏟아지기 보다는 업무 순서에 따라 단계적으로 진행됩니다.

국제회의의 A to Z를 담당하는 국제회의 전문가

Q. 국제회의를 진행하는 데 있어 국제회의 전문가는 어떤 것들을 담당하나요?

등록부터 시작해서 등록 수속, 숙박 등과 같은 행사 전반적인 운영을 다 맡습니다. 아까 얘기했던 것처럼 유치단계에서부터 홍보까지 행사의 A에서부터 Z까지 진행한다고 보면 되요. 가령 국제행사를 유치하고자 할 때 유치 제안서를 쓰는 것까지 저희가 도와드릴 수 있는 거죠. 또 행사를 한국으로 가져오게 되면 어떤 아이템으로 그 행사의 홍보를 진행할 것인가를 결정하게 되고요. 행사를 실질적으로 운영하게 됐을 때는 행사 추진 일정과 예산을 큰 맥락으로 잡은 뒤 세부적인 부분은 파트별로 나눠버려요. 특히 PCO업무는 회의, 공식 행사, 등록, 숙박, 수속 등으로 나누는데 각 담당자들이 구체적인 업무를 진행하게 됩니다.

Q. 처음 맡았던 국제회의 기억나세요?

패닉이었어요.(고개를 절레절레 흔들면서) 소규모 행사였는데 어쩌다 보니 저 혼자 그 행사를 맡아서 하게 됐어요. 물론 위에 과장님이 계셨지만. 처음엔 야근도 굉장히 많이 하면서 익숙지 않은 건 둘째 치고 제가 생각했던 PCO의 모습과 너무 다른 거예요. 행사 현장에 나갔더니 제가 수많은 사람들을 응대해야만 했고 전부다 저만 찾는 상황이 벌어졌죠. 그 때를 생각하면 지금도 아찔하네요.

Q. 국제회의를 기획하면서 가장 아찔했던 순간이 있다면?

제가 입사한 지 얼마 안됐을 때 일인데요. 그 때 제가 맡은 국제회의의 참가자들에게 숙박 정보를 전달하는 업무를 맡았어요. 그 참가자들은 호텔 정보를 보면서 객실 신청을 해야 하는데, 제가 실수로 팩스인가 연락처를 잘못 기재를 한 거죠. 참가자들이 보낸 신청서가 전부 다른 데로 가버려서 엄청 당황했어요. 다행히 몇 명 되지 않아서 현장에서 바로 숙박을 잡아드릴 수 있었죠. 하지만 그런 작은 실수 하나가 엄청난 파장을 일으킬 수 있답니다.

Q. 이번과 같은 행사 규모였다면?

난리나죠.(웃음) 그래서 저희들끼리 국제회의전문가는 꼼꼼한 사람이 해야 된다는 말을 많이 해요. 더구나 현장에서도 행사를 망칠 수 있는 위험요소들을 최소화하기 위해서 다들 체계적으로 준비를 하죠.

Q. 하루 일과가 어떻게 되나요?

저희 업무가 어떻게 보면 틀에 짜여 있다고 생각할 수 있지만 한편으론 시시각각 변하는 부분이 있어요. 저희는 클라이언트가 원하는 부분에 많이 맞춰야 하거든요. 아침에 메일을 확인하는 건 너무나 당연한 일상이죠. 저 같은 경우 매일은 아니지만 팀원들과 1, 2주일에 한 번 정도 미팅을 가져요. 이처럼 국제회의전문가의 하루 일과는 커뮤니케이션이 전부라고 해도 과언이 아니에요. 클라이언트와 커뮤니케이션, 협력 업체와의 커뮤니케이션이 주 업무니까요. 사실 PCO일이 사람과 사람 간의 커뮤니케이션이 굉장히 많기 때문에 그런 소통 능력이 중요하다고 생각합니다.

Q. 국제회의마다 성격이 다를 텐데요. 그에 따라 준비하는 것들도 많이 달라지나요?

학술 행사는 하나하나 꼼꼼하게 신경 써야 되는 부분이 많고요. 정부행사의 경우 의전이나 그런 프로토콜, 기관에서 지켜오는 그런 관행이라 해야 되나 그런 부분을 잘 포착해서 진행하려고 하죠.

국제회의전문가가 되려면 원어민 수준의 영어실력과 자격증은 필수?

Q. 국제회의전문가가 되려면 어떤 과정을 거치나요? 대부분의 회사들은 공채로 뽑는 경우가 드물다고 하던데요.

추천을 받거나 경력이 있는 사람들을 위주로 뽑고 있어요.

Q. 그렇다면 갓 졸업한 대학생들은 어떻게 PCO회사에 들어갈 수 있을까요?

저희 회사는 생긴 지 얼마 안돼서 공채를 모집한 적이 없는데요. 저희 직원들은 대부분 추천을 받아서 들어왔습니다. 컨벤션 쪽으로 전공을 한 친구는 교수님이 추천을 해서 저희 회사에서 근무하고 있죠. 제가 예전에 다녔던 회사에선 인턴을 뽑아 업무 평가가 좋은 분들을 정직원으로 채용하고 그랬어요.

Q. 국제회의전문가가 되기 위해서 특정 커리큘럼을 수료해야 되거나 아님 자격증이 필요한가요?

컨벤션전문가 자격증이 있어요. 이 자격증이 반드시 있어야 이 쪽 일을 할 수 있는 건 아니고요. 이건 그 사람이 이 쪽 분야에 얼마나 잘 알고 있나 검증할 수 있는 도구 정도로 보시면 될 거에요. 그 다음 사설 기관 중 국제회의 연수원이라든지, 대학교 가운데 컨벤션학과 등이 있잖아요? 그런 곳들을 통해 교육을 받을 수 있지만 굳이 필수로 해야 할 필요는 없습니다.

Q. 국제회의전문가가 되려면 원어민 수준의 영어를 구사할 줄 알아야 하나요?

아까도 얘기했듯이 저희는 커뮤니케이션이 굉장히 중요하잖아요. 한국 사람들뿐만 아니라 해외 쪽 클라이언트까지 상대를 해야 되요. 국제라는 단어가 붙어 있는 것 자체에서 알 수 있듯이 업무를 하다보면 그런 언어적인 능력을 요구하는 경우가 많죠. 특히 저희 회사는 외국계 회사라 모든 직원이 영어를 해야 됩니다. 왜냐하면 저희 내부적으로도 다른 지사와 커뮤니케이션을 하는 경우가 많기 때문이죠. 하지만 PCO회사 전체로 본다면 영어가 중요하긴 하지만 반드시 필수는 아니에요. 영어 외에 자기가 더 잘하는 분야가 있으면 그걸 특화시켜서 할 수 있으니 말이죠. 근데 영어를 잘하게 되면 그만큼 업무 활동 범위가 더 넓어진다고 봅니다.

앞으로는 국제회의를 기획하는 데 있어서도 차별화가 필요한 시기다!

Q. 본인이 생각하는 국제회의전문가만이 누릴 수 있는 특별함?

다양한 사람을 만날 수 있다는 점인 것 같아요. 다양한 직업군에 있는 다양한 사람들을 만날 수 있잖아요? 사무직이지만 저희는 행사별로 새로운 사람들을 만나죠. 지금처럼 수학교육과 관련된 행사를 맡게 되면 그 쪽 분야에 대한 지식을 얕게나마 쌓을 수 있게 되는 거처럼 말이에요.

Q. 앞으로 어떤 식으로 국제회의를 기획해보고 싶나요?

친환경적인 요소가 많이 가미된 그런 행사를 운영해보고 싶어요. 국제회의를 운영하는 건 어느 곳이든지 비슷하게 표준화되어 있다고 생각해요. 거기에 플러스알파가 될 수 있는 부분이 방금 제가 말한 부분이라고 봐요. 이렇게 하다보면 주최 측에서도 단순히 행사를 하는 게 아니라 친환경적으로 회의를 연다는 이미지를 제고할 수 있고 저희 회사 역시 나름의 포지셔닝을 할 수 있지 않을까 하네요.

Q. 본인에게 국제회의를 기획한다는 것은?

저는 결과보다는 과정 속에서 굉장히 보람을 많이 느끼는 것 같아요. “내가 이 행사를 성공적으로 운영했어.”보다는 사람들 간의 관계 같은 데서 문제가 발생했을 때 풀어나가는 과정에서 보람을 찾는 일들이 많거든요. 한 행사를 만들어간다는 것 자체가 굉장히 재밌습니다. 제가 의도한 방향대로 차곡차곡 만들어지면서 전체적인 그림이 눈에 보이는 순간 느끼는 짜릿함은 이루 말할 수 없죠.

Q. 국제회의전문가를 꿈꾸는 사람들에게 들려주고 싶은 얘기가 있다면?

요즘 G20, APEC이다 해서 굵직굵직한 행사가 많았잖아요.  그러면서 처음엔 이런 화려한 면들만 보고 이 쪽 일에 접근하는 사람들이 많은 것 같아요. 하지만 저희끼리 얘기로 저희를 백조라고 표현해요. 백조가 물 위에선 유유히 떠있는 듯 보이지만 물 아래에선 끊임없이 발장구를 치고 있거든요. 겉으로는 굉장히 멋있어 보이지만 그 아래엔 부단한 노력과 힘든 과정이 있어요. 그런 것들을 견뎌야 이 일을 할 수 있기 때문에 행사에 대해 열정을 갖고 자기 스스로 보람을 느낄 수 있는 사람이 국제회의전문가가 된다면 좋을 것 같습니다.