	KOLASYS 사용자 매뉴얼 - 장서관리 -

장서관리

목 차

제 1 장 장서관리	3

1. 자료검색	3

2. 자료 입력	5

3. 삭제	14

4. 자료 반입	15

5. 자료 반출	17

6. 코드일괄변경	18

7. 레이블 출력	19

제 2 통계	22

장서관리

제 1 장 장서관리

도서관에 소장된 모든 자료를 관리할 수 있는 화면입니다.

장서관리에서 처리할 수 있는 업무는 다음과 같습니다.

- 도서관 소장자료 검색

- 자료 입력 / 반입 (마크자료, 엑셀자료)

- 자료 수정

- 자료 삭제

- 자료 추가 (Volume, copy)

- 자료반출

- 코드일괄변경

- 레이블 출력

1. 자료검색

장서관리 기본 화면은 마지막으로 작업 한 자료 목록을 20건 자동 검색이 됩니다.

검색, 상세히, 번호편집의 3가지 검색 방법이 있습니다.

그림 1

장서관리

기본화면

1) 검색

그림 2

검색결과

검색 조건에 찾고자 하는 단어를 입력한 후 ‘검색’을 클릭합니다.

2) 상세히

그림 3

상세히 검색

검색 조건을 여러 가지로 입력하여 검색 결과의 정확도를 높일 수 있습니다.

3) 번호 편집

▪ 스캐너 검색

등록번호 바코드를 입력 부분에 스캔 하여 자료를 검색 할 수 있습니다.

반납된 자료, 서가에서 빼 놓은 자료에 대해 일괄 검색을 하거나 목록이 필요한 경      우 유용한 검색 방법입니다.

그림 4

스캐너검색

▪ 파일검색

찾고자 하는 자료의 등록번호를 메모장에 스캔 하여 저장한 후 저장된 파일을 불러와 자료 검색을 할 수 있습니다. 대상 자료의 검색 조건이 일관성이 없는 경우에 유용한 방법입니다.

2. 자료 입력

신규 자료를 등록하는 화면입니다.

입력하기 전에 같은 책이 있는지 복본조사하여 등록번호만 추가할 수도 있습니다.

Ⓒ

Ⓑ

Ⓐ

Ⓓ

그림 5

신규입력

Ⓐ 입력조건

- ‘형태구분’은 자료의 물리적인 성격, 형태에 의해 구분할 수 있습니다.

TX인쇄.필사자료	책자형 자료(단행본)
CF컴퓨터파일	CD-ROM
MP지도	지도자료
MU녹음자료	카세트 테이프, LP음반...등
VM시청각자료	DVD, 비디오 테이프 등

- ‘자료구분’은 자료의 내용에 따라 구분을 나누어 이용자들에게 도움 정보를 줄 수 있	습니다. 소설, 아동문학, 아동학습만화, 아동 영어 등으로 나눌 수 있습니다.

홈페이지에서 자료를 검색하면 자료 결과에 자료구분이 표시됩니다.

※ 자료구분 코드 입력은 [환경설정-부호관리-자료구분]에서 입력 가능합니다.

- 매체구분

자료의 매체정보를 표시합니다.

Ⓑ 서지정보

‘복본조사’는 입력하고자 하는 자료가 이미 도서관에 있는 자료인지를 조사하는 업무    입니다. 일치해야 할 조건을 체크 해 놓으면 그 결과에 따라 복본조사가 수행됩니다

아래 그림은 ‘서명’과 ‘저자’가 일치하는 자료를 찾기 위한 설정 화면입니다.

그림 6

복본조건

설정

위와 같이 조건을 체크 한 후 서명과 저자를 입력하고 [복본조사]버튼을 클릭합니다.

복본조사 이후 동일한 자료(복본)가 도서관에 이미 있는 경우 ‘내용복사’,‘ 책추       가’ 두 가지 방법으로 자료를 입력할 수 있습니다.

그림 7

복본조사

표지관리는 자료 표지의 이미지 파일을 등록하여 이용자 자료 찾기의 검색 결과에 보      여줍니다.

대상 파일을 불러온 후 ‘서버에 저장’을 합니다.

서명에는 표지에 나와 있는 책제목을 그대로 입력합니다.

책 제목앞에 붙은 어구도 같이 입력할 수 있습니다.(보통 글씨가 적거나 20자 미만)

가령 어린이 삼국지 라는 책은 (어린이)삼국지 라고 서명에 입력합니다.

이 경우 “삼국지”라고만 입력해도 “어린이 삼국지”를 검색할 수 있습니다.

저자는 지은이를 말합니다.

표지에 나와 있는 그대로 입력해 줍니다. 고우영 글.그림이라면 글.그림 까지 입력해 줍니다.

지은이가 2명 이상이면 세미콜론(; )으로 구분하여 입력해 줍니다.

나관중 원작 ; 이문열 편역

출판사는 출판사 앞에 붙은 ‘(주)’등의 어구는 생략하고 입력합니다.

분류기호는 [조회]버튼을 통해 계층적으로 검색하여 입력 할 수 있습니다.

대분류에서 주제 분야를 클릭 한 후 중분류, 소분류를 클릭한 후 저장하면 해당 번호가    입력이 됩니다. 더 자세하게 분류를 하고자 한다면 ‘조회’버튼을 통해 세분이 가능합니     다.

( 제공되는 범위 이상으로 세분하고자 한다면 KDC 분류표를 참조하여 분류.입력)

그림 8

분류기호

조회

청구기호는 분류기호에 저자기호와 권번호가 합쳐진 형태로, 서가에 꽂혀있는 자료	를 찾기 위한 주소가 됩니다.

[생성]버튼을 클릭하시면 도서관에서 설정해 놓은 저자기호표에 따라 자동으로 청구기	호가 생성됩니다.

세트ISBN,ISBN은 겉표지 바코드 아래에 있는 숫자로, 책에 있는 그대로 각각 입력	합니다. 세트 ISBN이 없는 경우는 공란으로 처리합니다.

Ⓑ-1 추가정보

그림 9

추가정보

입력 화면

그림17의 서지정보 내의 를 클릭하면 위와 같은 화면이 펼쳐집니다.

더 자세한 책의 정보를 입력 하고자 할 때 사용합니다.

부서명은 서명과 또 다른 책 제목이 있을 때 입력할 수 있습니다.

서명인 어린이 삼국지 이 외에 고우영 삼국지로 입력하거나 만화 삼국지를  ‘다른 서명’란에      입력을 해 놓으면 이용자들은 ‘고우영’,‘만화’라고만 검색해도 어린이 삼국지가 검색      됩니다.

대등서명은 표지에 써 있는 내용 중 검색된 결과에 표시해 줬으면 하는 정보를 입력	합니다. 검색 결과 내용에 표시만 될 뿐 검색어가 될 수는 없습니다.

총서명과 총서번호는 시리즈로 편성하여 출판되는 자료에 대해 시리즈명과 시리즈 번호       를 입력 해 줍니다.

아동 소설 전집2 , 한국장편문학 전집 등

그림 10

시리즈명

표시

원서명, 원저자명은 번역된 자료이며 원서명과 저자명이 표지, 서문 등에 표시	된 경우  그 원제목과 원저자명을 입력해 줍니다.

일반주기는 책의 내용이나 전달하고자 하는 정보를 입력하여 이용자에게 표시해 주	기 위한 정보입니다. 검색 결과 내용에 표시만 될 뿐 검색어가 될 수는 없습니다.

일반주기에 포함될 수 있는 내용은 서명에 대한 부연 설명이거나 책의 기타정보를 입력    할 수 있습니다.

그림 11

추가정보

내용표시

크기는 자료의 가로 길이를 단위(cm)와 함께 입력합니다.

삽도는 자료에 그림, 표, 지도,악보 등이 수록되어 있다면 그 정보를 입력해 줍니	다.

삽도 부분을 클릭하면 도움말 표가 나타나며 해당 되는 부분을 클릭하면 입력이 됩니       다.

화폐구분을 체크하신 후 ‘가격’에 숫자를 입력합니다. 단위표시인 쉼표(,)는 생	략합니다.

가격성격은 가격정보에 덧붙일 부가 정보로 정가, 비매품 등을 입력합니다.

Ⓒ 책정보

등록 할 책수를 입력하여 등록번호와 각종 책 정보를 만듭니다.

그림 12

책정보화면

‘등록번호’는 저장이 완료되면 부여받게 됩니다.

▣ 등록구분을 바꾸거나 사용하지 않는 누락된 등록번호로 등록번호를 부여하는 법

등록구분을 바꿀 때

등록번호’입력란을 더블 클릭 한 후 등록번호 목록 내 에서 해당되는 등록구분 선택

그림 13

등록번호

부여

누락된 번호로 등록번호 부여하기

‘등록번호’입력란을 더블 클릭한 후 누락처음번호 목록 내 에서 부여할 번호 선택

그림 14

누락번호

부여

Volno는 권번호가 있을 때 입력 합니다.

복본은 같은 자료가 도서관에 있는 경우 해당 자료가 몇 번째 책인지 표시하는 정보	로 해당되는 경우 ‘c2,c3'로 입력합니다.

권서명은 전집으로 나오는 자료의 권의 제목을 입력 해 줍니다.

입력한 권서명은 검색 결과에 표시되며 권서명 그 자체가 검색어로도 활용됩니다.

더블 클릭하여 권서명을 입력합니다.

그림 15

권서명

입력

Ⓒ-1 책정보 :

여러 권의 전집을 입력한다면 전집 수 만큼 [Vol추가]를 클릭합니다.

Volno의 수는 1씩 자동 증가하며 volno 부분을 더블 클릭 하여 수정도 가능합니다.

그림 16

권정보

추가입력

Ⓒ-2 책정보 :

같은 책이 여러 권인 경우 [책추가]를 하여 복본을 입력합니다.

추가 할 Volno.를 선택한 후 ‘책추가’를 클릭하면 복본의 수가 1씩 자동 증가합니다.

그림 17

책추가

입력

부록이 있다면 더블 클릭하여 ‘Y'로 표시 합니다.

목차,초록을 입력하고자 한다면 더블 클릭하여 입력 창을 호출한 후 입력.저장합니다.

그림 18

목차초록

입력

목차의 경우 내용 입력은 <body></body>사이에 입력을 하면 됩니다.

만약 목차 각 항목별로 지은이와 페이지를 입력해야 한다면 ‘목차내용/지은이=페이지’로 입력 합니다.

Ⓓ 공통 버튼

은 국가자료공동목록 DB에서 자료를 다운로드 하는 기능입니다.

자료를 검색한 후 '정보반입‘을 통해 자료를 반입 받을 수 있습니다.

그림 19

공동목록

반입

은 입력된 책의 내용 중에서 검색어(키워드)로 등록된 단어를 확인하	는 화면입니다.

검색어 대상 정보는 서명, 저자, 출판사,  다른서명, 시리즈명, 원서명, 원저자명, 권서	명이며 입력된 내용에 따라 자동으로 검색어를 만들게 됩니다.

는 입력된 정보를 MARC로 표시해서 보여줍니다.

는 입력된 내용을 모두 지워줍니다.

3. 삭제

선정된 자료를 DB에서 영구히 삭제합니다.

삭제된 자료는 복구할 수가 없습니다.

4. 자료 반입

마크 혹은 엑셀로 저장된 도서 목록을 반입하여 소장 자료로 구축하는 기능입니다.

Ⓐ

Ⓑ

Ⓒ

그림 20

자료반입

Ⓐ 반입 방식 선정

‘파일 열기’를 통해 반입 할 자료 목록을 불러오기 전 A,B 각각의 항목을 먼저 선택합니다. ‘

‘반입자료’는 불러 오기 할 파일의 종류를 선택합니다.

마크로 작성된 '.txt','.mrc' 파일은 마크자료이며 ‘.xls'인 파일 확장자는 엑셀자료입니   다.

‘번호선택’은 반입한 자료의 등록번호부여 방식을 결정합니다.

자동번호부여는 반입하면서 등록번호를 새로이 부여합니다. 현재 사용된 끝 등록번호를 체   크하여 다음번호부터 순차적으로 부여를 받게 됩니다.

지정번호부여는 불러 오기 할 파일에 이미 등록번호 작업이 되어 있는 경우 그 번호 그대로   반입을 한다는 뜻입니다.  이 경우는 대상 파일의 등록번호가 이미 사용중인 번호라면 모두   오류 자료로 처리가 됩니다.

Ⓑ 구분정보 선택

형태구분은 자료의 물리적인 형태로 일반 책 자료라면 TX, CD자료면 CF, 비디오나         DVD 등 시청각 자료라면 VM을 선택합니다.

형태 구분에 따라 마크 포맷이 달라지기 때문에 비도서 자료로 작성된 마크인데 형태구     분을 TX로 두고 반입을 한다면 마크 구조 오류가 발생합니다.

수입구분은 자료의 입수 정보로 수입과 기증으로 분리하여 처리합니다.

자료실은 자료가 비치될 곳으로 책의 위치를 이용자에게 안내해 줍니다.

자료구분은 자료의 내용에 따라 구분해 주어 이용자들의 자료 검색시 유용한 정보로 활    용 될 수 있습니다.

별치기호는 자료의 성격과 비치 될 위치를 나타내는 기호로 도서관에 따라 다양하게 사    용합니다. 일반적으로 참고자료는 R, 연속간행물 자료는 P로 나타내나 자료, 시설의 규모    에 따라 사용하지 않을 수도 있습니다.

등록구분은 반입 받을 자료의 등록번호를 ‘자동번호부여’로 할 경우 번호 앞에 붙을     등록구분을 선택합니다.

Ⓒ 자료 상태 표시

‘반입예정목록’은 마크에 오류가 없는 자료 목록을 나타냅니다.

‘경고자료’는 마크에 오류는 있으나 반입에는 문제가 안 되는 자료 목록입니다.

마크의 오류 내용을 수정한 후 반입코자 한다면 표시된 경고내용을 확인(출력) 후 ‘내용    수정’을 하면 바로 저장(반입)이 이루어집니다.

‘오류자료’는 자료의 기본정보가 불충분한 자료로, 반입이 불가능한 자료 목록입니다.

오류내용을 확인 후 ‘내용수정’을 통해 오류 내용을 수정한 후 저장을 해야 합니다.

‘목록출력’버튼을 통해 오류내용을 출력할 후 있으며 오류자료 목록 만을 ‘마크반출’     할 수 도 있습니다.

※ 오류 유형

- 형태구분을 잘못 선정한 경우, 비도서 자료인데 형태구분이 TX인 자료

- 등록번호가 ‘지정번호부여’방식으로 반입시 등록번호가 중복될 경우

- 책의 서명, 저자, 분류기호 정보가 없는 자료 인 경우

- 마크의 구조적인 오류(분석 불가)

‘반입성공자료’는 반입예정, 경고자료 목록 중에서 선정 후 ‘반입처리’를 통해 DB에 정    상적으로 반입 성공한 자료입니다.

※ 엑셀자료 반입시 주의 사항

엑셀로 입력된 도서 목록을 반입 처리 할 수 있습니다.

주의할 점은 1행에 표시된 자료의 각 내용표시가 프로그램 반입화면에 표시된 용어와 일치를 해야 합니다. (순서는 상관없음)

그림 21

자료반입

-엑셀반입

5. 자료 반출

소장자료 목록을 마크 형태로 반출을 하는 기능입니다.

대상 자료는 등록번호, 제어번호, 출판년도, 입력일자를 기준으로 반출할 자료를 검색 한 후 마크 반출을 클릭합니다.

6. 코드일괄변경

소장하고 있는 자료 중에서 자료의 코드 정보를 일괄적으로 변경하는 기능입니다.

변경하고자 하는 대상 자료를 등록번호, 서명, 입력일자로 검색합니다.

‘상세정보’ 조건을 통해 원하는 구체적인 자료만을 선별적으로 검색 할 수도 있습니다.

검색된 결과 내 에서 ‘변경대상’ 정보를 선택한 후 ‘일괄변경’을 합니다.

변경된 작업 결과는 자료목록 화면의 변경전 값, 변경후 값에서 확인이 가능합니다.

아래 예시 화면은 입력일자가 ‘2006/12/17~2007/01/17’인 자료 중에서 자료실이 ‘종합   실’이며 자료구분이 ‘AA아동문학’인 자료만을 검색하여 자료구분을 ‘CA만화’로 변경   한 화면입니다.

그림 22

코드일괄

변경

※ 코드 용어

이용대상구분	자료 성격에 따라 권장 연령층을 표시할 수 있음, 검색 결과에 표시됨
자료구분	자료 성격에 따라 구분을 나누어 관리, 검색 결과에 표시됨
매체구분	자료 매체의 성격을 표시, 검색 결과에 표시됨
이용제한구분	자료에 따라 이용 제한을 걸 수 있음 - 일반: 자료 검색 결과에 나타나고 대출이 가능한 자료 - 열람제한: 자료 검색 결과에 나타나나 대출은 불가능한 자료 - 사서제한: 검색 결과가 나타나지 않는 자료( 이용자 검색 화면에서만)
자료상태	자료의 현재 상태를 표시함 분실, 제적, 파손 자료는 검색 결과에 나타나지 않음
별치기호	자료의 성격과 위치를 나타내는 기호로 레이블 출력시 출력되는 기호

7. 레이블 출력

장비작업을 하는 화면으로, 책등 레이블과 등록번호 바코드를 출력할 수 있습니다.

1) 레이블 출력

ㄱ. 레이블의 종류를 선택합니다. 줄바꿔찍기는 청구기호 정보를 각각 줄을 달리하여 찍      는 것이며 이어찍기는 한 줄에 모두 출력하는 방식입니다.

또한 레이블 용지 내에서 등록번호의 위치 설정도 가능합니다.

그림 23

레이블 출력

그림 24

레이블 출력

ㄴ. 출력정보는 우측의 그림을 참조하여 레이블 용지와 출력되는 자료의 위치를 조정          을 해야 합니다. 단위는 mm와 픽셀을 기준으로 조정을 합니다.

ㄷ. 부분적으로 사용한 레이블 용지를 재사용할 경우 시작위치를 통해 출력위치를 조         정할 수 있습니다.(시작위치 이전의 값은 공백으로 처리)

그림 25

레이블 출력

- 시작위치

조정

2) 바코드 출력

바코드 출력을 체크하면 도서관명 입력란이 활성화 됩니다.

그림 26

바코드 출력

제 2 장 통계

소장하고 있는 자료의 장서통계를 출력하는 화면입니다.

통계의 종류는 등록구분, 자료실별, 입력일자, 입수구분, 별치기호별 통계 출력이 가능합니다. 통계 종류를 선택하고 산출 범위를 지정한 후 검색을 합니다.

입력일자항목의 달력표시를 통해 원하는 날짜를 선택할 수도 있고,

클릭하며 범위 검색을 할 수 도 있습니다.

그림 27

통계