문화체육관광부 기록관 운영규정

제정 2007.10.19 문화관광부훈령 제190호

개정 2008. 6. 9 문화체육관광부훈령 제13호

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 문화체육관광부 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “기록물”이라 함은 문화체육관광부와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 효율적으로 관리, 보존, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) 이 규정은 문화체육관광부와 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 기록관 운영 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장이 기록관장이 된다.

②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과(팀)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.

⑤기록관은 시청각기록물 관리지침의 수립․전파 등 시청각기록물의 총괄적인 관리를 담당하며, 그 세부 운영은 처리과 및 소속기관의 자료실에서 담당한다.

다만, 국정홍보분야의 시청각기록물 담당부서는 다음 각호와 같다.

1. 사진자료 : 홍보지원총괄과 사진실

2. 영상자료 : 한국정책방송원 영상콘텐츠과 영상자료실

제5조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영

9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리

11. 기록물관리 지도․교육

12. 소속기관의 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원

13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립

14. 기록관의 시설 및 장비관리

15. 기록물관리 시스템의 설치 및 운영

16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람 제공

17. 소관 비전자기록물의 전자화

18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

19. 소관 기록물의 검색․열람 제공

20. 정보공개 접수 창구

21. 기록물 편찬․전시․홍보

22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제6조(기록물의 생산) ①기록관장은 문화체육관광부 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

②기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “시행령”이라 한다)제17조 내지 제19조에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록․관리 기준을 작성․관리하여야 한다.

제7조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산․접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 정리) ①기록관의 장은 문화체육관광부 및 소속기관의 처리과(팀)에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부․ 접근권한 재분류, 분류․편철․확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

②처리과(팀)의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 이관) ①각 처리과(팀)의 장은 처리과(팀)에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보존한 후 별지 제1호 서식에 의한 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과(팀)에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식에 의한 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과(팀)에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과(팀) 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제4장 기록물평가심의회 운영

제11조(기록물의 평가 및 폐기) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐야 한다.

②심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 시행령 제43조에 따라 처리과(팀) 의견조회, 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 최종 심의한다.

제12조(심의회의 구성 및 기능) ①심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성한다.

②심의회의 위원장은 기록관장으로 하고, 간사는 담당사무관(또는 전문요원), 내부위원은 실 국의 주무 서기관(또는 사무관), 2인은 문화, 예술, 관광 및 체육관련 또는 기록관리 등에 전문지식을 가진 외부전문가로 위촉한다. 민간위원의 임기는 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

③심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 단위업무 및 기록물에 대한 보존기간의 조정

3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제13조(심의회의 심의) ①심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건, 평가심의서(별지 제3호 서식) 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.

②위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적 ․ 사료적 ․ 증빙적 ․ 행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.

③위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위업무별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.

④심의회 위원들은 별지 제3호 서식의 기록물평가심의서에 기록물의 평가에 관한 의견을 기록하여야 한다.

제14조(심의회의 소집 및 의결) ①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③심의위원은 회의 개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최 사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집하여야 한다.

④전문요원은 기록물평가심의회 회의록을 작성, 관리한다.

제15조(전자기록물의 폐기) 전자기록물의 경우에도 이와 같은 절차를 거치되 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다.

제4장 기록물의 전산화관리

제16조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제17조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

②기록관리시스템은 문화체육관광부 및 소속기관 처리과(팀)의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색․활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제18조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.

제19조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 문화체육관광부 및 소속기관 처리과(팀)의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․열람 활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제20조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD 자료로 구분하여 관리한다.

제21조(전자기록물의 백업 및 보존) ①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

제22조(보안관리) ①기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③기록관리시스템과 관련장비 구축 및 전산장비의 보안관리는 정보통계담당관실에서 운영․지원한다.

제23조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

제24조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 등에 대한 점검

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제6장 기록물의 대출 및 열람

제25조(열람시간) 기록관의 열람시간은 공무원 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제26조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 문화체육관광부 및 소속기관의 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

②제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제27조(열람 준수사항) ①기록관 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외부로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제4호 서식의 기록물 반출․반입서를 작성하여야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제29조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제30조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제31조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제7장 보칙

제32조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관장은 문화체육관광부 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 문화체육관광부 및 소속기관 처리과(팀)의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제33조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

부   칙〈2007.10.19〉

①(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙〈2008. 6. 9〉

①(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

[별지 제1호 서식]

기록물 이관목록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

처리과명(기관코드) :                                  인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :	인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	생산연도	기록물철명	수량		기록물 형태	보존기간	비고
			건수	쪽수

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

처리과명(기관코드) :                                   인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :	인수자 직급 및 성명 :

등록번호	생산연도	기록물건명	기록물철 분류번호	쪽수	기록물 형태	보존기간	공개 구분	공개제한 쪽표시	비고

[별지 제2호 서식]

기록물 이관연기신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

(처리과명(기관코드) :              )

일련번호	등록번호	제 목	생산연도	이관희망 연도	연기사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

(처리과명(기관코드) :               )

일련번호	등록번호	제 목	생산연도	이관희망 연도	연기사유

[별지 제3호 서식]

기록물평가심의서

￭처리과명① :

￭일자    ② :                              ￭기록물평가심의위원③ :

일련번호 ④	생산 연도 ⑤	기록물철 제목 ⑥	보존기간 ⑦	보존기간 만료일 ⑧		처리과		기록물관리전문요원		심의회의견 ⑬
						처리의견 ⑨	사유 ⑩	평가의견 ⑪	사유 ⑫

	< 기입요령 >
평가심의서를 작성할 경우에는 다음과 같이 기입한다. ① 처리과(팀)명 : 해당 처리과(팀)명을 기입한다. ② 일자 : 평가심의서를 작성한 일자를 기입한다. ③ 기록물평가심의위원 : 위원의 성명을 기입하고 서명을 한다. ④ 일련번호 : 순차적으로 번호를 기입한다. ⑤ 생산연도 : 기록물 생산연도를 기입한다. 만약 해를 넘어가는 경우에는 시작연도와 종결연도를 모두 기입한다.(예 : 2006~2007) ⑥ 기록물철 제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입해야 한다. ⑦ 보존기간 : 기록물의 보존기간을 기입한다. ⑧ 보존기간 만료일 : 기록물의 보존기간 만료일을 기입한다. ⑨ 처리의견 : 폐기/보존기간 재책정/보류 등 담당자의 의견을 기입한다. ⑩ 사유 : 담당자가 의견을 제시한 사유를 기입한다. ⑪ 평가의견 : 각 과로부터 평가대상 기록물 심사결과서를 받은 후에 적정성 여부를 심사하여 그 결과를 기입한다. ⑫ 사유 : 전문요원의 검토 의견에 대한 사유를 기입한다. ⑬ 심의회 의견 : 심의회 최종 의견을 기입한다.

[별지 제4호 서식]

기록물 반출․반입서

구 분 (반출/반입)	일자	반출/반입자 인적사항			기 록 물 목 록			기간	사유	확인
		소 속	직 급	성 명 (서명)	제 목	형 태	수 량

[별지 제5호 서식]

문서고 출입대장

일 자	출 입 자 인 적 사 항			출 입 사 유	확 인
	소 속	직 급	성 명 (서명)